3 najczęstsze błędy w wiadomościach e-mailowych, które obniżają skuteczność Twojego przekazu marketingowego

3 najczęstsze błędy w wiadomościach e-mailowych, które obniżają skuteczność Twojego przekazu marketingowego

Mailowanie jest jedną z najpopularniejszych form komunikacji naszych czasów. Według badań co sekundę wysłanych jest 8 milionów e-maili i jest to preferowana metoda komunikacji handlowej przez 74% dorosłych użytkowników internetu.

Jeśli na co dzień piszesz dużo e-maili, to warto wiedzieć, jak je pisać, by nie siać spustoszenia w realizowanych projektach lub prostu – nie zniechęcić do siebie klienta już na starcie. Jak w takim razie pisać wiadomości, by nie zepsuć relacji z klientem? Poznaj najczęściej popełniane błędy w komunikacji e-mailowej i sprawdź, czego się bezwzględnie wystrzegać!

Błąd 1: Nie nawiązujesz trwałej i szczerej relacji z odbiorcą

Pisząc, zawsze musisz pamiętać i zaznaczyć, do kogo piszesz np. Pani Moniko…, Panie Pawle… i dalej – kontaktuję się z Panią, ponieważ…

Nigdy nie pisz bezosobowo. Pamiętaj, że ludzie zwyczajnie lubią, kiedy używasz w mailu ich imienia, ponieważ każdy z nas jest wrażliwy na punkcie swojego imienia. Używaj więc imion w wiadomościach mailowych, nawet jeśli nie jesteś na Ty. A jeżeli jesteście na Ty, to tym bardziej pamiętaj o tej zasadzie i nie trać okazji, by nawiązać z klientem miłą relację. Co prawda reprezentujesz firmę, ale bierzesz też odpowiedzialność za kierunek relacji firma-klient, dlatego warto dopytać, co słychać np. Cześć Moniko, co słychać? Co tam u Was? Dużo macie pracy? W ten sposób, pokazujesz, że chcesz budować długotrwałą, otwartą i pełną empatii relację, a Twój e-mail nie jest jedynie biznesowym, sztywnym porozumieniem się obu stron w danej sprawie.

Czytaj też: 4 najczęstsze błędy popełniane przez copywriterów

W tym miejscu zaznaczę, że naprawdę warto pamiętać również o tym, że:

  •  jeśli wysyłasz dodatkowe wiadomości e-mail do tej samej osoby, zwróć uwagę na to, aby nadal personalizować powitanie,
  •  powinieneś pisać tak, by po przekazaniu wiadomości dalej, nikt nie miał wątpliwości, do kogo była skierowana pierwsza wiadomość,
  •  Twoim zadaniem jest dostosowanie języka do poziomu i relacji z odbiorcą – unikaj branżowego żargonu, którego klient może nie zrozumieć,
  •  jesteś stroną w konwersacji, więc zawsze podpisuj się pod wiadomościami – oficjalnie najkorzystniej zaprezentujesz się wówczas, kiedy podpis zawiera co najmniej imię, nazwisko i stanowisko, na którym pracujesz.

Błąd 2: Mailowy savoir-vivre jest Ci obcy i nie stosujesz się do jego zasad

Mailowy savoir-vivre jest Ci obcy i nie stosujesz się do jego zasad

 

Dobre maniery, czyli właśnie savoir-vivre, obowiązują niezależnie od miejsca, dlatego należy przestrzegać ich także w przestrzeni internetowej, a szczególnie w kontakcie z klientem.

Jak pisać, by nie narazić się na brak profesjonalizmu? Oto kilka żelaznych zasad savoir-vivre w e-mailowym kontakcie z klientem:

  • Pamiętaj, że nie można nikogo dosłownie przywitać w mailu, dlatego pisząc wiadomość, zawsze używaj słów Dzień dobry lub jeśli pozwala Ci na to poziom relacji biznesowej, możesz użyć mniej formalnego zwrotu: Cześć lub Hej. Nigdy nie zaczynaj od Witam, ponieważ jest to zwrot zarezerwowany wyłącznie dla relacji nierównorzędnych. Poza tym wita zawsze gospodarz – domu lub spotkania na żywo, dlatego nigdy nie pisz tak do klienta. Do osób, które zajmują wyższe stanowiska w hierarchii, a których nie znasz, wiadomości najlepiej jest rozpocząć od słów Szanowny Panie, Szanowna Pani lub Szanowni Państwo, Szanowny Panie Prezesie.
  • Pamiętaj o tytule i zwróć uwagę na poprawność nadawcy. Największe niedopatrzenie, jakie możesz popełnić, to wysłać e-maila bez tytułu lub wysłać go do innej osoby, niż zamierzałeś. Wiedz, że według statystyk Freshmaila aż 35% odbiorców otwiera wiadomość tylko ze względu na tytuł, który ich zainteresował. Tytuł powinien jasno, ciekawie, ale krótko komunikować, z czym zwracasz się do nadawcy.
  • Zwróć uwagę, by wybierać poprawnie między opcjami DW (do wiadomości, kiedy widoczna jest lista odbiorców) a UDW (ukryte do wiadomości, jak nazwa wskazuje).
  • Z reguły, o ile nie potrzebujesz więcej czasu, na e-maila powinno odpowiadać się w ciągu 24 godzin, chyba że akurat jesteś na urlopie, ale wówczas konieczne jest ustawienie autorespondera (i tutaj uwaga! Warto zadbać o personalny wydźwięk takiej wiadomości i wskazanie osoby, która Cię zastępuje w danym zakresie obowiązków).
  • Przed wysłaniem e-maila upewnij się, że wysłałeś załącznik, o którym wspominałeś. Co prawda niedopatrzenia zdarzają się każdemu, jednak wychodzisz wówczas na osobę bardzo roztargnioną, co nie wpływa korzystnie na Twój przekaz marketingowy, prezencję i relację z klientem.

Błąd 3: Masz problemy z estetyką i poprawną interpunkcją

Pisząc e-mail do klienta lub tworząc newsletter, koniecznie zwracaj uwagę na estetykę i interpunkcję, jeśli nie chcesz zostać źle odebrany przez swojego odbiorcę. O czym warto tutaj pamiętać?

Błędy estetyczne

Miej na uwadze, że e-mail powinien być odczytywany szybko, dlatego nie może przypominać wypracowania. Lepiej jest wyboldować i wypunktować najważniejsze myśli, a jeśli masz dużo informacji do przekazania, podziel wiadomości na dwie mniejsze. Ponadto nasz mózg sprawniej przyswaja to, co jest oznaczone kolorami (patrz: Kolory w content marketingu – jak wpływają na przekaz treści?), więc niekiedy warto wyróżnić pewne fragmenty lub słowa właśnie kolorem.

Niezbyt elegancko wygląda w tytule e-maila ciąg Re:Re:Re:Re:Re. Jest to coś, co można po prostu usunąć i zrób to koniecznie, gdy przekierowujesz wiadomość do nowej osoby.

Kolejnym błędem estetycznym jest kopiowanie i wklejanie partii tekstu z zachowanym formatowaniem. Oczywiście jest czas i miejsce na kopiowanie oraz wklejanie, nawet w wiadomościach e-mail, ale tekst wiadomości trzeba później koniecznie ujednolicić.

Błędy interpunkcyjne

Zadbaj o to, by wyeliminować ze swoich e-maili wszelkie błędy interpunkcyjne, zanim wybierzesz opcję wyślij wiadomość. Jeśli masz z tym problem, zwyczajnie ucz się, gdzie stawiać przecinki, ewentualnie poproś kogoś o korektę Twoich e-maili. Jednym z najpopularniejszych błędów w tej kategorii jest dodawanie przecinka po zwrocie pozdrawiam lub z poważaniem. Uważaj też na to, by po zwrocie Dzień dobry kontynuować myśl mała literą, a nie wielką (po przecinku zawsze piszemy małą literą).

Podsumowując, za wszelką cenę wystrzegaj się wymienionych wyżej błędów. Mogą nadszarpnąć one nie tylko Twój wizerunek, ale także firmy, którą reprezentujesz. Wiedz, że naprawdę warto rozdzielić prywatną i służbową korespondencję. Zrób to nie tylko dzieląc ją na dwie różne skrzynki e-mailowe, ale także, czego być może nie robisz poza zawodowo, w wiadomościach służbowych obligatoryjnie pilnuj stylu, estetyki, interpunkcji i zasad savoir-vivre.

Warto poznać: 5 popularnych typów treści, które warto wykorzystywać w content marketingu

Źródła:

  1. https://blog.vingapp.com/top-communication-tools-business-12-email-statistics/
  2. https://hiverhq.com/blog/email-writing-mistakes
  3. https://www.sukcesnaszpilkach.pl/wizerunek/savoir-vivre/savoir-vivre-w-mailach-sluzbowych-artykul118
  4. https://hrbusinesspartner.pl/artykul/mailowy-savoir-vivre