E-mail marketing. 5 najczęściej popełnianych błędów

W dzisiejszych czasach wysyłanie maili, to nieodłączny element naszej pracy. Według DMR – przeciętny pracownik biurowy otrzymuje 121 e-maili dziennie. Poświęcamy niezliczone godziny na czytanie, odpisywanie i chyba każdy z nas nie raz otrzymał maila, który został napisany w taki sposób, że już na samym wstępie straciliśmy ochotę na zagłębianie się w treść wiadomości.

Jakich błędów należy unikać, żeby nie dopuścić do tego typu sytuacji?

Personalizuj

Jeśli Twój mail po raz pierwszy ma wylądować w czyjejś skrzynce, warto chociaż sprawdzić, jak nazywa się odbiorca. Szanse, że niespersonalizowane, automatycznie generowane maile zostaną przeczytane, są dużo mniejsze. Chyba nikt z nas nie lubi odpowiadać na maile, będące komunikatem wysyłanym do wielu osób naraz.  Personalizowanie wiadomości zwiększa szansę, na uzyskanie odpowiedzi. Odbiorca, który otrzymuje spersonalizowany komunikat, ma poczucie, że jest jedyną właściwą osobą, która powinna otrzymać tę wiadomość.

Podbij najważniejsze informacje

Podczas odpisywania na rozbudowane maile z wieloma pytaniami, dobrą opcją będzie wklejanie do każdej naszej odpowiedzi pytania, na które odpowiadamy. Warto też zmienić czcionkę odpowiedzi, ponieważ dzięki temu osoba, która odczyta Twoją wiadomość, z łatwością odszuka najważniejsze informacje i nie przeoczy istotnych szczegółów.

Zbuduj historię – struktura ma znaczenie

Nie ma nic gorszego niż otwarcie maila przypominającego jeden, ciągły akapit. Traktuj swoje maile jak krótkie dokumenty Word – nie bój się odstępów, podkreślania, nagłówków czy punktowanych lub numerowanych list. Dzięki temu Twoje informacje będą jasne i czytelne. Na koniec, przed wysłaniem, przeczytaj jeszcze raz całą swoją wiadomość, upewniając się, że nie popełniłeś żadnych błędów ortograficznych czy gramatycznych.

Dopasuj temat

Jest to prawdopodobnie najbardziej niedoceniana wskazówka, jednak godna uwagi. Często zdarza się, że otrzymujemy maila zawierającego wątki i pytania niezwiązane z tematem przewodnim. Wtedy warto zmienić temat odpowiedzi. Dzięki temu w przyszłości, wyszukanie konkretnych informacji, zajmie Ci dużo mniej czasu.

Warto rozmawiać

Na koniec, nie mniej ważna kwestia, czyli pisanie maili na tematy, które powinny zostać poruszone face to face. Chociaż mail często okazuje się najwygodniejszą formą komunikacji, to czasem warto się zastanowić czy nie lepiej byłoby po prostu porozmawiać. Mail nie odzwierciedli naszych emocji tak dobrze, jak dialog. Dlatego zanim wyślesz komuś maila, przemyśl czy nie lepiej byłoby załatwić tę sprawę poprzez rozmowę.

Jeśli do tej pory nie stosowałeś się do tych wskazówek – najwyższa pora zacząć. Dzięki temu poprawisz komunikacje i przede wszystkim zaoszczędzisz swój cenny czas.