Jak wybrać agencję PR – zastanawiasz się, przeglądając strony poszczególnych firm. Być może prowadzisz tak dużo bieżących działań komunikacyjnych, że zewnętrzne wsparcie jest Ci coraz bardziej potrzebne. A może dopiero planujesz rozpoczęcie komunikacji i potrzebujesz pomocy kogoś bardziej doświadczonego? W takiej sytuacji dobrym rozwiązaniem może być współpraca z agencją PR. Dlaczego warto? Na co zwrócić uwagę, zanim zaczniesz kontaktować się z agencjami? Jak się przygotować do pierwszych rozmów?
Kiedy warto rozważyć współpracę z agencją PR
Wsparcia agencji PR może potrzebować firma każdej wielkości. Zarówno mała, początkująca firma, jak i duża organizacja prowadząca złożone projekty komunikacji z różnymi grupami otoczenia rynkowego. Kiedy powinieneś rozważyć współpracę z agencją w imieniu swojej organizacji?
Po pierwsze wtedy, kiedy w organizacji nie ma doświadczonego specjalisty ds. komunikacji. Agencja PR dostarczy potrzebnej wiedzy w zakresie planowania takich działań i wesprze na etapie ich prowadzenia. Niektóre z tych działań – wykonywanie licznych telefonów, moderowanie treści w mediach społecznościowych – są czasochłonne. Po drugie wtedy, gdy planujemy poszerzyć naszą podstawową bazę mediów. Agencje mają duże bazy dziennikarzy i szybko je aktualizują. Po trzecie, gdy spodziewamy się (lub doświadczamy) kryzysu wizerunkowego. Konsultanci agencji, jako osoby mające dystans do sytuacji, pomogą z niej wyjść obronną ręką.
Czy dobrze pracuje się z agencją, czyli spojrzenie na portfolio
Wiesz już, że zależy Ci na współpracy z zewnętrznym podmiotem i zastanawiasz się, jak wybrać agencję PR. Pytasz znajomych o rekomendacje, przeglądasz strony www. Zwróć uwagę przede wszystkim na doświadczenie agencji w Twojej branży i specjalizację w konkretnych obszarach PR. Popatrz na listę klientów. Im dłuższa współpraca, tym lepsza zdolność agencji do budowania długotrwałych relacji. Przejrzyj case studies – pokaże to, jak agencja rozwiązała konkretne problemy klientów, a klienci byli z tego zadowoleni.
Innowacyjność i nowe media w agencji PR
Poobserwuj, w jaki sposób agencja promuje swoją działalność. To pokaże, czy firma posiada pożądane umiejętności w zakresie komunikacji. Popatrz na stronę www i teksty w aktualnościach (lub na agencyjnym blogu). Sprawdź, czy na jej stronie dostępne są różnorodne typy treści – nagrania wideo, podcasty, materiały graficzne. Czy agencja posługuje się content marketingiem – raportami, e-bookami, materiałami eksperckimi? Czy strona agencji wyświetla się wysoko w wynikach wyszukiwania Google? To ostatnie sprawdź w wyszukiwarce Google na którymś z największych portali.
Popatrz też na kompetencje agencji w zakresie współpracy z różnymi typami mediów. Czy na stronie agencji jest dostępna lista wypowiedzi medialnych pracowników? Czy agencja potrafi się posługiwać nowymi mediami? (Definicja nowych mediów obejmuje zarówno media społecznościowe, jak też różne inne typy nośników.) Czy ma doświadczenie w przygotowywaniu różnych typów treści (dźwięk, wideo, grafika) lub formatów treści (np. dla wideo – relacje na żywo, stories czy dłuższe nagrania wideo)? Im więcej różnorodnych doświadczeń – tak jak to jest w przypadku OBTK – tym większa innowacyjność agencji. Warto też sprawdzić przynależność do ciał branżowych, które dbają o standardy usług, jak chociażby Związek Firm Public Relations (ZFPR).
Jakie cele ma realizować agencja PR?
Zanim wykonasz pierwszy telefon lub wyślesz maila, przygotuj podstawowe informacje na temat swojej organizacji. Ułatwi to agencji zorientowanie się w sytuacji Twojej organizacji oraz zaproponowanie najbardziej optymalnych rozwiązań. Informacje, które są potrzebne na początek, to:
- Organizacja, jej krótka historia, misja i wizja, najważniejsze wartości;
- Oferta – marki, misja i wizja, wartości;
- Klienci – charakterystyka najważniejszych grup klientów (cechy socjo-demograficzne, psychograficzne i zachowania, szczególnie w zakresie konsumpcji mediów);
- Najważniejsi partnerzy biznesowi – podwykonawcy, dystrybutorzy, itp.;
- Organizacje konkurencyjne;
- Organizacje branżowe i dotychczasowe relacje z nimi;
- Dotychczasowa komunikacja – wykorzystywane kanały i ocena efektów, organizacje, które uznajesz za komunikujące się wzorcowo.
Opisz rodzaj projektu, który planujesz zlecić agencji – np. wprowadzenie produktu na rynek, projekt z zakresu komunikacji wewnętrznej, bieżąca komunikacja produktowa, komunikacja korporacyjna. Wskaż cele biznesowe dlatego projektu – wzrost sprzedaży, wzrost ponownych transakcji sprzedaży, zmniejszenie rotacji pracowników. Wstępnie określ cele public relations (na dalszym etapie współpracy agencja może je jeszcze doprecyzować). Wcześnie ustal z szefem, jak on wyobraża sobie cele PR (no chyba, że sam jesteś szefem) i jaka jest jego definicja sukcesu. Zapewni to płynny przebieg późniejszej współpracy.
Czytaj także: PR produktowy – czym jest i jakie są jego główne cele?
Gdy te informacje są gotowe, możesz zacząć rozsyłać zapytania. Na tym etapie możesz dopytać o referencje ze strony klientów – nie wszystkie są udostępniane na stronach www. Gdy oferty już spłyną – porównaj ceny, odnosząc je do doświadczenia agencji. Zwróć też uwagę na kompetencje zespołu oddelegowanego do realizacji projektu.
Szukasz agencji PR?
Zostaw kontakt i zamów bezpłatną konsultację PR z naszym doradcą.
Współpraca z agencją PR – to się opłaca
Współpraca z agencją PR jest opłacalna, gdyż zyskujesz doradcę biznesowego i sojusznika w trudnych sytuacjach. Możesz korzystać z wiedzy i doświadczenia jej pracowników w różnorodnych obszarach komunikacji. Masz dostęp do szerokich i regularnie aktualizowanych baz mediów. Za pośrednictwem agencji zrealizujesz złożone kampanie komunikacyjne w różnych typach mediów naraz. Pozbędziesz się czasochłonnych obowiązków związanych z prowadzeniem działań komunikacyjnych i skupisz się na podstawowej działalności naszej organizacji.
Masz dodatkowe pytania związane ze współpracą z agencją PR? Skontaktuj się z OBTK.
