Koszty agencji PR. Jak wygląda współpraca z agencją PR?

Koszty agencji PR. Jak wygląda współpraca z agencją PR

Wybrałeś już agencję public relations i prowadzisz z nią zaawansowane rozmowy na temat współpracy. Ponieważ jest to pierwszy Twój tego typu projekt, do końca nie wiesz, czego możesz się spodziewać. Jak będzie wyglądała umowa? Z czego będą wynikać koszty? Tego wszystkiego dowiesz się z naszego tekstu.

Zadbanie o szczegóły umowy

Podstawą dobrej współpracy z agencją PR jest starannie przygotowana umowa. Pozwala ona  zabezpieczyć interesy obydwu stron. Warto zadbać o precyzyjne określenie okresu trwania współpracy oraz wypowiedzenia umowy (i formę tego ostatniego). Należy też określić przyjęty model współpracy – czy będzie to stała obsługa, czy projekt, czy zlecenie dotyczące godzin pracy konkretnego specjalisty. Należy zdefiniować zadania agencji, podział obowiązków oraz procedury komunikacji między agencją a klientem. Należy również określić, jakie efekty i w jaki sposób będzie raportować agencja.

Wybór modelu współpracy

Trzy najbardziej powszechne modele współpracy z agencją to stała umowa, zlecenie projektowe i rozliczenie godzinowe. Stała umowa jest najbardziej odpowiednia, gdy chcesz powierzyć agencji prowadzenie systematycznej komunikacji z mediami w Twoim imieniu czy obsługę kanałów komunikacji firmowej (strona www, profile w social mediach). Zlecenie projektowe jest odpowiednie dla pojedynczego działania, które chcesz powierzyć agencji, takich jak organizacja eventu, konferencji prasowej, czy przeprowadzenia aktywacji w kanałach społecznościowych.

Rozliczenia godzinowe w dwóch pierwszych formach współpracy pojawiają się, gdy potrzebne są dodatkowe prace ze strony agencji, nieobjęte umową.

Zadania agencji PR – czyli za co płacimy?

Kolejna z części umowy jest poświęcona zadaniom, jakie na rzecz klienta będzie wykonywała agencja. Do tych zadań mogą się zaliczać:

  • Utrzymywanie w imieniu klientów kontaktu z mediami, środkami masowego przekazu;
  • Pisanie i rozpowszechnianie komunikatów prasowych oraz mniej formalnych materiałów prasowych;
  • Realizacja badań marketingowych oraz audytów;
  • Pisanie przemówień, doradztwo w zakresie wystąpień publicznych;
  • Organizacja wydarzeń publicznych (eventów) mających na celu poprawę wizerunku klienta;
  • Copywriting, działania na rzecz szerszej obecności klienta w internecie;
  • Monitorowanie i analiza materiałów ukazujących się w mediach.

Im bardziej kompleksowa oferta agencji (w przypadku OBTK są to działania z obszarów PR, SEO, social mediacontent marketing) tym więcej zadań może obejmować umowa.

W przypadku wyboru konkretnego obszaru obsługi, zapisy umowy powinny być jak najbardziej precyzyjne. Powinny określać rodzaj i częstotliwość wykonywanych zadań. Należy też umieścić zapis, jak będą rozliczane dodatkowe prace spoza zakresu umowy. Informacje te pozwolą agencji przygotować wycenę. Warto pamiętać, że wiąże się ona z konkretnym zakresem zadań, ma ona charakter indywidualny.

Wypracowanie procedur komunikacyjnych

Na etapie negocjowania umowy należy również ustalić procedury komunikacji pomiędzy agencją i klientem. Wyznacza się osoby, które będą ze sobą współpracowały po stronie klienta i po stronie agencji. To rozwiązanie zapewnia sprawną i płynną komunikację. Kolejnym elementem do ustalenia jest procedura tworzenia i akceptacji treści tworzonych i publikowanych przez agencję w imieniu klienta. Warto także doprecyzować, które gotowe materiały (np. zdjęcia z korporacyjnego stocku) będzie dostarczał klient. Na tym etapie ustala się też preferowane formy komunikacji. Zazwyczaj podstawową jest e-mail, pomocniczo stosuje się też telefon czy komunikator.

Z czego wynikają koszty agencji PR

Koszty pracy agencji PR wynikają z trzech elementów: kosztów pracy na konkretnych stanowiskach w firmie, liczby roboczogodzin poświęconych na projekt i kosztów zewnętrznych. Na pierwsze i drugie wpływa złożoność projektu – od niego zależą kwalifikacje zatrudnionych przy nim pracowników i liczba przepracowanych przy nim godzin. Z kolei koszty zewnętrzne to wszelkie dodatkowe wydatki poniesione w związku z realizacją projektu – np. kurierzy, taksówki itp. Są one stosunkowo niskie, gdyż agencje zlecają te zadania stałym dostawcom.

Korzyści płynące ze współpracy z agencją

Przy nawiązywaniu współpracy z agencją PR warto pamiętać, że działania przez nią prowadzone mają długofalowy charakter. Aby dziennikarze mogli się przyzwyczaić do tego, że agencja komunikuje się w imieniu konkretnej marki i jest dla nich zawsze dostępna, przyjmuje się, że projekt musi potrwać co najmniej pół roku. Dlatego, choć przy stałej współpracy dokonuje się zazwyczaj comiesięcznego raportowania, do oceny współpracy najlepiej nadaje się perspektywa roczna. Pozwala ona uwzględnić sezonowe trendy wpływające na komunikację w danym sektorze.

Teraz, gdy wiesz już, jak wyglądają typowa umowa i koszty współpracy z agencją PR, możesz zacząć działać. Masz więcej pytań? Skontaktuj się z biuro@obtk.pl