Narzędzia PR i komunikacji. Jakie wybrać, kiedy z nich korzystać [PORADNIK]

Photo by Ben Kolde on Unsplash

Nie ma firmy bez dobrej komunikacji – niezależnie od skali, wielkości, liczby pracowników. Niezależnie, czy chcemy budować reputację i opowiadać swoją historie na zewnątrz organizacji czy budując relację z własnymi – lub przyszłymi, potencjalnymi – pracownikami.

Wstęp

Budowanie wizerunku i reputacji marki nie jest łatwym zadaniem, łatwo natomiast mozolnie budowaną reputację stracić bardzo szybko – nieodpowiedzialnym zachowaniem, nieprzemyślaną wypowiedzią. A przecież to właśnie reputacja i wizerunek wpływają na całościową ocenę naszej firmy. Jak wynika z naszego badania (link) ma to wpływ na przychody i przyszłość marki. O całej komunikacji musimy myśleć długoterminowo, a takim planowaniu kluczową rolę odgrywają narzędzia PR.

Narzędzia – PR wewnętrzny

PR wewnętrzny czyli innymi słowy komunikacja wewnętrzna. Jest to funkcja zarządzania, która poprzez aktywną komunikację z wewnętrznymi interesariuszami organizacji (pracownikami etatowymi, pracownikami tymczasowymi, podwykonawcami, kadrą kierowniczą) wpływa na zaangażowanie pracowników, motywację w pracy, identyfikację z organizacją oraz lojalność, wspierając osiąganie przez organizację jej celów biznesowych.

Przeczytaj więcej o  różnicach między PR wewnętrznym i zewnętrznym

Tak naprawdę najważniejszym zadaniem PR-u wewnętrznego jest komunikowanie zmian i sprawienie, by pracownicy byli „na bieżąco”, wiedzieli, co dzieje się w firmie i rozumieli, w jakim kierunku zmierzamy. Chodzi o informowanie o zmianach, pokazywanie kontekstu tych zmian, powodów, przebiegu procesu i konsekwencji. Na końcu tej drogi powinno być zrozumienie, akceptacja i lepsze realizowanie zadań przez pracowników.

Do prowadzenia komunikacji wewnętrznej możemy wykorzystać wiele narzędzi, m.in.:

Audyt komunikacyjny

Audyt komunikacyjny to dość złożone badanie procesów komunikacyjnych w firmie, organizacji. Taki audyt służy poprawieniu funkcjonowania firmy i wpływa pozytywnie na skuteczność działań służących budowaniu i ochronie dobrej reputacji. Dobrze przeprowadzony audyt pomoże tak ułożyć PR wewnętrzny, by przełożył się na lepsze funkcjonowanie firmy i pracowników.

Mailingi pracownicze

Newsletter pracowniczy, czy newsletter zewnętrzny to sposób na informowanie wszystkich zainteresowanych pracowników o tym, co dzieje się w firmie. Ważne, by te informacje były istotne (ale naprawdę istotne) i przydatne z punktu widzenia działów, pracowników i wszystkich zaangażowanych osób, bez względu na to, jakie miejsce zajmują w strukturze. Mailingi pracownicze mogą też budować wiezi między pracownikami, a także… zmniejszać liczbę mejli w skrzynce (bo przecież zbieramy w jedną wiadomość garść różnych informacji).

Inne narzędzia PR-u wewnętrznego to m.in.:

  • spotkania informacyjne
  • e-mail
  • intranet
  • blog
  • wideo
  • podcast
  • kanały firmy w mediach społecznościowych
  • tablice ogłoszeń
  • biuletyny i gazetki wewnętrzne
  • plakaty
  • broszury i ulotki
  • radiowęzły
  • konkursy
  • konferencje i imprezy firmowe

Narzędzia PR zewnętrzny

Podstawą pozytywnego wizerunku każdego przedsiębiorstwa jest jego dobra reputacja na rynku, dlatego wypracowanie jej to ogromne wyzwanie i zarazem jedna ze strategicznych kwestii biznesowych dla przedsiębiorstwa. Wizerunek stanowi kluczową i, co istotne, niematerialną wartość firmy, i w przeciwieństwie do reputacji nie jest on wynikiem postrzegania otoczenia zewnętrznego.

Podstawowa różnica pomiędzy tożsamością, reputacją i wizerunkiem polega na tym, że tożsamość kształtowana jest przede wszystkim wewnątrz organizacji i jest obrazem tworzonym przez samą markę, reputacja powstaje na zewnątrz i jest ogólnym obrazem marki w społeczeństwie, bazującym na jej dotychczasowych działaniach, wizerunek zaś, w zależności od ujęcia, może istnieć wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa i stanowi obraz marki tworzony w głowach odbiorców.

Tak więc wizerunek marki to sposób, w jaki dana marka obecna jest w świadomości konsumentów, swoich klientów, pracowników i partnerów biznesowych, a odpowiednie dostarczanie określonych treści należy w dużym stopniu do zadań agencji PR.

Czytaj więcej: Jak cię widzą tak cię piszą – jak skutecznie zarządzać reputacją i wizerunkiem

Relacje z mediami (media relations)

Media relations to tylko jeden z elementów Agencji PR, jest to jednak element ważny. Budowanie relacji z dziennikarzami wbrew pozorom nie jest trudne, choć może się takie wydawać. Wymaga odpowiedniego przygotowania i właściwego nastawienia. Warto poświęcić czas na ten zakres działań, bo bez dobrych media relations, czyli poprawnych relacji z mediami, trudno jest realizować cele, które sobie postawiliśmy.

Czytaj więcej o media relations

Lobbing

Lobbing to zespół zgodnych z prawem czynności podejmowanych przez zarejestrowanego lobbystę działającego za wynagrodzeniem i w interesie osoby trzeciej (zleceniodawcy lobbyingu), w celu wywarcia korzystnego dla zleceniodawcy wpływu na prawotwórstwo lub decyzje organów państwowych, względnie samorządowych i innych.

Identyfikacja wizualna firmy, produktu i usługi (corporate identity)

Identyfikacja wizualna (ang. visual identity) to podstawowe narzędzie, które służy kreowaniu wizerunku organizacji na rynku. Jest to ogół symboli i zachowań stosowanych, by uzyskać czytelną i spójną identyfikację rynkową i wyróżnić się wśród konkurencji.

Budowanie wizerunku pracodawcy (employer branding)

Employer branding to wszystkie działania firmy mające na celu budowanie firmy postrzeganej jako „pracodawca z wyboru”. Do jego budowania wykorzystuje się wszelkie dostępne formaty, narzędzia i kanały komunikacji.

Zarządzanie kryzysowe (crisis management)

Kryzys wizerunkowy to zawsze ciężka i trudna sytuacja w firmie. Gdy do niego dochodzi, kluczowe jest, czy jesteśmy przygotowani. Czy mamy strategię, plan działań, i czy wiemy, jak zareagować. Nasza reakcja, nasz brak reakcji i nasza nadmierna reakcja – wszystkie te elementy mogą wywołać kryzys. A media lubią kryzysy.

Czytaj też: 6 rzeczy, które trzeba wiedzieć o zarządzaniu kryzysem wizerunkowym >>>

Relacje z twórcami internetowymi (influencer marketing)

Influencerzy są dziś obecni w większości działań marketingowych firm, a influencer marketing zaczyna być traktowany jako standardowe działanie marki. Takie podejście jeszcze kilka lat temu było niespotykane, a twórcy internetowi angażowani byli w kampanie raczej przy okazji, jak zostało trochę budżetu, albo w ramach ciekawostki. Dziś nie trzeba nikogo przekonywać, że warto współpracować z twórcami internetowymi. Wciąż często zdarza się jednak, że współprace z influencerami kosztują dużo nerwów wszystkie trzy strony – Klienta, Twórcę i Agencję.

Zobacz też: ABC współpracy z influencerami. O tym trzeba pamiętać, by nie żałować i odnieść sukces >>>

Inne narzędzia PR-u zewnętrznego to m.in.:

  • organizacja imprez, spotkań (eventów)
  • relacje z inwestorami (investors relations)
  • e-PR
  • monitorowanie mediów (media tradycyjne i elektroniczne)