Techniki media relations w czasach pandemii

Techniki media relations w czasach pandemii

Pandemia COVID-19 spowodowała ograniczenie osobistych spotkań, które są jednymi z ważniejszych technik budowania relacji z dziennikarzami. Należało poszukać ich wirtualnego odpowiednika i sięgnąć po różne formy spotkań wideo. Na co warto zwrócić uwagę, spotykając się z dziennikarzami w wirtualnym świecie?

Do jednych z najchętniej wykorzystywanych technik media relations należą różne formy spotkań – zarówno grupowych (konferencje prasowe, śniadania prasowe, briefingi, prezentacje techniczne czy wizyty studyjne) oraz indywidualnych (głównie spotkania i wywiady). Z naszych doświadczeń wynika, że osobisty kontakt pozwala nawiązywać lepszą współpracę. Inaczej dziennikarz traktuje specjalistę ds. PR, z którym kontaktuje się tylko mailowo lub telefonicznie, a inaczej specjalistę, którego zna osobiście. Gdy relacja jest długofalowa, dziennikarz uważa specjalistę ds. PR bardziej jak osobę z wąskiego kręgu zaufanych ekspertów niż stereotypowego przedstawiciela swojego zawodu.

Narzędzia do wideokonferencji online

Jak jednak budować takie relacje w dobie pandemii, gdy kontakt osobisty został mocno ograniczony? Pomogą w tym narzędzia pozwalające na organizowanie wideokonferencji. Najpopularniejsze to rozwiązania Zoom, Microsoft Teams czy Google Meet. Pozwalają one organizować wirtualne spotkania grupowe i indywidualne. Choć nie są one w stanie całkowicie zastąpić kontaktu twarzą w twarz, w czasie pandemii stały się takiego kontaktu wystarczającym zastępstwem.

Techniki media relations online

Konferencje online

Konferencje, briefingi i inne formy spotkań z dziennikarzami jak najbardziej można przenieść do trybu wideokonferencji. W wybranym narzędziu do wideokonferencji należy utworzyć spotkanie i przesłać dane dostępowe potencjalnie zainteresowanym dziennikarzom. Krótko przed wydarzeniem można też przypomnieć dziennikarzom o zbliżającym się terminie. Należy też zadbać o niezakłóconą transmisję wydarzenia. W miejscu, skąd będzie się ona odbywała, musi być stabilne łącze internetowe, trzeba również zorganizować odpowiedni sprzęt do rejestracji i przekazywania obrazu. W przypadku gdy potrzebna jest zaawansowana pomoc techniczna, skorzystaj z usług doświadczonej agencji public relations, jak agencja OBTK.

Dziennikarze doceniają też dobre przygotowanie do prowadzenia takich wydarzeń. Ich uznanie budzą przede wszystkim dobrze przygotowani, przeszkoleni mówcy, którzy płynnie wypowiadają się publicznie. Wydarzenie wymaga też sprawnej moderacji w przypadku sesji pytań i odpowiedzi, tak, by nie przerodziła się ona w chaos. Z doświadczeń branżowych wideokonferencje cieszą się dobrą frekwencją – nie wymagają dojazdu, więc nie zabierają tyle czasu, ile konferencja tradycyjna, a równocześnie pozwalają dziennikarzom na uzyskanie wszystkich potrzebnych informacji czy zadanie pytań prelegentom.

Wypowiedź transmitowana na żywo

Kolejną formą wirtualnej współpracy z dziennikarzami są komentarze eksperckie dla telewizji lub radia. W przypadku komentarza telewizyjnego zadbaj o odpowiedni ubiór, makijaż – w przypadku kobiet; w przypadku mężczyzn wystarczy przypudrowanie twarzy pudrem matującym, aby zbytnio się nie świeciła. Zwróć uwagę na tło, które masz za plecami – powinno być jak najbardziej neutralne. Jeśli jedyne miejsce, z którego prowadzisz rozmowę, nie nadaje się do pokazania, użyj tła z programu do wideokonferencji. Możesz też pokusić się o zlecenie Twoim grafikom tła z identyfikacją wizualną Twojej firmy. Kolejnym elementem jest oświetlenie – warto mieć dodatkowe źródło światła ale nie z tyłu za sobą (twarz pozostaje ciemna), ani nad sobą (pod oczami tworzą się cienie, a samych oczu nie widać zbyt dobrze). Najlepiej umieścić źródło światła przed sobą, ale zadbać o to, by było ono rozproszone.

W przypadku transmisji z domu, uprzedź też wszystkich domowników, aby nie przeszkadzali Ci podczas nagrania. W 2017 roku uwagę międzynarodowej opinii publicznej przykuła historia profesora Roberta Kelly’ego. Jego wywiad dla BBC zakłóciła dwójka jego dzieci, które wbiegły do gabinetu i zaczęły się domagać uwagi taty. Chwilę później pojawiła się żona profesora, która zabrała niesforne potomstwo. Ze względu na obecność milusińskich, wydarzenie zostało odebrane pozytywnie, choć głównego bohatera z pewnością kosztowało sporo stresu. Należy też zabrać z pokoju zwierzęta – w internecie udostępniano też zrzut z wideokonferencji podczas której uwagę od występującego odwracał myjący się w tle kot.

Spotkania indywidualne

Ta forma spotkań nie wymaga tylu zabiegów organizacyjnych, co spotkania grupowe. Umówienie się z konkretnym dziennikarzem na spotkanie osobiste w formie wideokonferencji jest o tyle proste, że wystarczy zaplanować termin i wysłać dziennikarzowi dane dostępowe. Warto mieć pod ręką wszystkie potrzebne materiały, aby móc dokonać szybkiej prezentacji czy sprawnie odpowiadać na pytania. Wideokonferencje ułatwiają też prezentowanie produktów czy usług bazujących na rozwiązaniach informatycznych (stąd są chętnie wykorzystywane przez sektor nowych technologii). Przydadzą się, gdy zechcesz nauczyć dziennikarzy nawigowania po nowym serwisie internetowym Twojej firmy czy posługiwania się aplikacją firmową.

Podsumowując, pandemia, w trakcie której trzeba było ograniczyć kontakty osobiste, wymusiła rozwój technik online umożliwiających bezpośredni kontakt. Jednak ze względu ich rozliczne zalety, po ustaniu pandemii nadal będą one stosowane jako uzupełnienie czy wsparcie osobistych kontaktów z dziennikarzami.