Wszyscy mierzymy się dziś z konsekwencjami pandemii koronawirusa. Nie wiemy, co nas czeka i jak długo może trwać obecna sytuacja. Podejście “business as usual” nie działa. Musimy być gotowi na zupełnie nowe sytuacje i wyzwania.
Każda firma – poza codziennymi problemami i dylematami – mierzy się również z kryzysem komunikacyjnym. Postanowiliśmy podpowiedzieć, jak można reagować w tych niespokojnych czasach.
Koronawirus może mieć poważne konsekwencje dla zdrowia ludzi (pracowników, klientów, pacjentów, odwiedzających, dostawców), ciągłości produkcji, usług lub dostaw, reputacji i działania organizacji. Musimy traktować koronawirusa jak kryzys. Firmy powinni utworzyć – lub zatrudnić – mający ze sobą stały kontakt, statusujący się codziennie zespół kryzysowy, mający prawo i możliwość reagowania.
Zespół kryzysowy powinien reagować na kwestie:
- zdrowia;
- ciągłości działania / zarządzania łańcuchem dostaw;
- wyników finansowych;
- odpowiedzialności;
- relacji z interesariuszami;
- reputacji.
Taki zespół kryzysowy powinien zapewnić:
- analizę ryzyka: jakie (dodatkowe) ryzyka podejmujemy jako organizacja;
- plan działań zapobiegawczych i w przypadku podejrzenia zakażenia;
- analizę środków niezbędnych do podjęcia w zakresie zdrowia, prowadzenia biznesu i reputacji firmy;
- plan komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
W przypadku zakażenia dodatkowo:
- kontakt z władzami;
- kontakt z chorymi, ich kolegami, rodzinami.
Każdy zarządzający powinien upewnić się, że zespół kryzysowy może w razie potrzeby skorzystać ze specjalistycznej wiedzy, w szczególności:
- zdrowie: lekarz w firmie / służba zdrowia;
- odpowiedzialność: prawnik;
- szkody: agent ubezpieczeniowy;
- komunikacja: ekspert ds. komunikacji kryzysowej.
Pandemia koronawirusa może jeszcze mocniej wpłynąć na prowadzony przez ciebie biznes. Bardzo ważne, by codziennie monitorować informacje od odpowiednich służb, być z nimi na bieżąco, zmieniać, dostosowywać i organizować pracę na nowo w trosce o bezpieczeństwo swoje, pracowników i klientów. Analizę ryzyka warto powtarzać i sprawdzać, czy wciąż jesteśmy gotowi i przygotowani na kolejny dzień.
Polecamy do czytania: Komunikacja kryzysowa – jak przygotować i jakie działania w sytuacji kryzysowej?
Przede wszystkim, musisz wiedzieć, czy:
- Twoi pracownicy podróżują do lub z obszarów ryzyka;
- Twoi pracownicy przemieszczają się między różnymi lokalizacjami;
- Kto odwiedza Twoją organizację;
- Czy odbywają się spotkania wewnętrzne i spotkania z podmiotami zewnętrznymi.
Dużym wyzwaniem w komunikacji z pracownikami jest również sama praca zdalna, ponieważ wymusza zastosowanie nie tylko innych narzędzi, ale sama w sobie jest zupełnie inna niż to, co czego w większości firm byliśmy przyzwyczajeni. W tym przypadku zdecydowanie większą rolę pełnić będą media społecznościowe, czaty i aplikacje mobilne. To kompletnie zmienia strategie komunikacji wewnętrznej, która – mimo wszystko – w ogromnej mierze oparta jest na komunikacji bezpośredniej.
Zadbaj o sprawy praktyczne:
- Procedury, protokół i środki higieny;
- Ułatwienia (np. praca z domu i spotkania online);
- Przekazuj zasady bezpieczeństwa za pośrednictwem jak największej liczby kanałów komunikacji;
- Ułatw pracę swoim menadżerom, przygotowując poradniki lub sesje pytań i odpowiedzi;
- Zapewnij opcję kontaktu dla pracowników i interesariuszy;
- Przygotuj dokument z pytaniami i odpowiedziami, który stale aktualizujesz;
- Zorganizuj komunikację wewnętrzną i zewnętrzną;
- Pomyśl o dodatkowych, specjalnych środkach i kanałach komunikacji;
- Pomyśl, w jaki sposób przekazujesz informacje pracownikom. Z jakich kanałów korzystasz? W jaki jeszcze sposób możesz dotrzeć do wszystkich zainteresowanych? Dedykowana strona internetowa? Grupy na FB lub WhatsApp?
- Wyznacz osobę koordynującą działania komunikacyjne, zapewnij pracownikom możliwość kontaktu 24/7;
- Miej rzecznika prasowego, którzy jest dostępny 24/7 – szczególnie, jeżeli w Twojej organizacji pojawi się zakażenie.
I najważniejsze: zawsze zadawaj sobie pytanie: „Czego ludzie mogą od nas oczekiwać biorąc pod uwagę obecną sytuację?” Nie tylko komunikuj, ale wyjaśniaj, pamiętaj, że niecodzienne sytuacje zawsze budzą emocje. Ludzie (zarówno klienci, pracownicy jak i inni interesariusze) mogą być przestraszeni, zaniepokojeni: potrzebują, by dodać im otuchy i odpowiedzieć na ich pytania. Ludzie mogą być smutni i oczekiwać wsparcia. Ludzie mogą też być rozgniewani – potrzebują wysłuchania i uznania ich racji.
Wsparcie 24/7 – On Board Think Kong
Nagle jesteś w wiadomościach? Twój telefon ciągle dzwoni? Dziennikarze zadają pytania, czekając przy drzwiach do firmy z mikrofonami i kamerami? Każdy chce odpowiedzi? A ty nie masz pojęcia, czy i jak z nimi rozmawiać? Zdajesz sobie sprawę, że istnieje ryzyko odniesienia poważnych szkód na wizerunku, nawet przy dobrych wiadomościach? To jest moment, w którym potrzebujesz doświadczonego partnera.
W On Board Think Kong od lat wspieramy firmy i marki w zarządzaniu reputacją. Prowadzimy audyty, szkolenia, organizujemy wydarzenia, wspieramy firmy w komunikacji ze wszystkimi zainteresowanymi stronami. Specjalizujemy się w zarządzaniu kryzysowym, a działania PR traktujemy jak element szerszej strategii komunikacji marek i opowiadania ludziom o marce. Łączymy wszystkie dostępne kanały komunikacji, włączając w to social media, content marketing i SEO, współprace z influencerami, by twój przekaz dotarł gdzie chcesz. I był skuteczny.
Kryzys związany z koronawirusem codziennie zaskakuje setki przedsiębiorców. Nikomu nie jest łatwo, dlatego chcemy pomóc. Jeżeli możemy jakoś wesprzeć twoje działania, podpowiedzieć, wygasić tlące się pożary – jesteśmy do dyspozycji, skontaktuj się z agencją public relations. Napisz do nas na biuro@obtk.pl.
Szukasz agencji PR?
Zostaw kontakt i zamów bezpłatną konsultację PR z naszym doradcą.