Planujesz wysłać zapytanie na usługi public relations do agencji PR. Są pewne informacje, które powinieneś w takim zapytaniu umieścić – pozwoli to nam zorientować się w Twoich potrzebach i dobrać najbardziej pasujące narzędzia. Z kolei Ty zaoszczędzisz czas przeznaczony na odbieranie telefonów z pytaniami. Przygotowanie briefu znacznie ułatwia kontakty z agencją oraz proces przygotowania oferty.
Na początku – czym jest brief PR? To krótki dokument z najważniejszymi informacjami o Twojej firmie, który dołączasz do maila z zapytaniem wysyłanego do agencji reklamowej, agencji social media czy agencji public relations. Agencjom brief ułatwia przygotowanie ofert adekwatnych do potrzeb i możliwości klientów. Klientom agencji przede wszystkim oszczędza czas – wyobraź sobie, że przykładowo wysyłasz zapytanie do 4 firm i każda z nich zaczyna do Ciebie dzwonić dopytując o szczegóły. Jeśli wyślesz maila do agencji, możesz też spodziewać się, że agencja odeśle Ci swój własny wzór briefu i poprosi o jego wypełnienie. Jeśli posiadasz już swój brief, skopiowanie informacji z niego będzie bardzo proste.
Twój brief powinien zawierać kilka elementów. Są to:
- Opis firmy,
- Oferta,
- Rynek i konkurenci,
- Rodzaj prowadzonych działań,
- Cele działań – biznesowe i komunikacyjne,
- Grupy docelowe,
- Czas prowadzenia działań,
- Orientacyjny budżet.
Polecamy do czytania: Koszty agencji PR – jak wygląda współpraca z agencją PR?
Opis firmy
Ta część briefu powinna zawierać kilka zdań, które charakteryzują Twoją firmę. Opisz jej profil działalności i branżę, najważniejsze rynkowe wyróżniki. Wspomnij też o misji i wizji. Opisz strukturę oraz lokalizacje. Możesz też wspomnieć o historii powstania, zwłaszcza, jeśli jest ona w jakiś sposób nietypowa.
Oferta
W tej części briefu zawrzyj informacje o tym, jakie produkty i usługi proponuje Twoja firma i które z nich są najważniejsze. Podaj najważniejsze informacje o poszczególnych produktach i usługach, takie jak rok wprowadzenia na rynek, mocne i słabe strony. Wskaż też, jacy klienci kupują poszczególne produkty.
Rynek i konkurenci
Tu napisz więcej o branży, w której działa Twoja firma. Co dla tej branży jest charakterystyczne? Jaka jest struktura rynku – czy jest on mocno rozdrobniony, czy może dominuje na nim jeden albo kilku dużych graczy? Jaka jest Twoja pozycja wśród nich? Jakie są najważniejsze trendy w branży, które można zaobserwować w ostatnim czasie?
Rodzaj prowadzonych działań
W tej części napisz, jaką usługę lub usług chcesz zlecić agencji public relations. Co ona ma dla Ciebie konkretnie zrobić – czy prowadzić stałe relacje z mediami, czy profile w mediach społecznościowych? A może zorganizować konferencję albo opracować raport? Zaznacz też, czy działania, które planujesz zlecić, mają być prowadzone regularnie, czy też jest to pojedyncze zlecenie.
Cele działań
Informacja o celach jest najważniejszą częścią briefu. Tu opisz krótko cele biznesowe Twojej firmy i strategię realizacji tych celów na najbliższe lata. Dodaj też informację o celach dla działań komunikacyjnych – w jaki sposób mają one pomóc w realizacji celów biznesowych?
Podziel się też swoją wizją sukcesu – jak powinny wyglądać idealnie według Ciebie prowadzone działania komunikacyjne, co ma być ich efektem? Im bardziej konkretne informacje znajdą się w tej części briefu, tym bardziej dopasowaną do niego ofertę otrzymasz.
Szukasz agencji PR?
Zostaw kontakt i zamów bezpłatną konsultację PR z naszym doradcą.
Grupy docelowe
Poświęć kilka zdań tym, do których chcesz skierować działania komunikacyjne. Przede wszystkim będą to klienci – opisz ich cechy socjodemograficzne, najważniejsze wartości czy problemy, które próbują rozwiązać za pomocą Twoich produktów. Jeśli prowadziłeś badania na klientach, podziel się najważniejszymi wynikami tych badań. Wspomnij też o innych grupach docelowych – mogą to być organizacje branżowe i liderzy opinii w danej branży, dziennikarze, osoby, które wpływają na klientów, influencerzy, itd.
Czytaj także: Influencer Marketing – co to jest? Dlaczego warto współpracować z influcencerami?
Czas realizacji działań
Umieść informacje o tym, kiedy planujesz realizować działania. Pozwoli to agencji na przygotowanie dokładnego harmonogramu działań, dopasowanego do najważniejszych wydarzeń w Twojej firmie. Pozwoli też zarekomendować optymalne daty – jeśli przedmiotem briefu jest organizacja konferencji prasowej lub wydarzenia, wybór terminu wpływa na frekwencję. Agencje zazwyczaj sprawdzają kalendarze innych wydarzeń, aby uniknąć potencjalnych kolizji.
Budżet
Podaj orientacyjne kwoty, jakie chcesz przeznaczyć na poszczególne działania. Bez choćby orientacyjnej informacji o wielkości budżetu agencji będzie trudno dobrać odpowiednie narzędzia. Jeśli nie podasz budżetu, może też zdarzyć się tak, że agencja przygotuje ofertę przekraczającą Twoje możliwości finansowe. Pamiętaj, że można osiągnąć bardzo dobre efekty działań także przy mniejszych nakładach – agencje zazwyczaj wybierają z marketing miksu takie narzędzia, które będą i skuteczne, i efektywne kosztowo.
Masz dalsze pytania związane z przygotowaniem briefu? Skontaktuj się z nami – chętnie Ci pomożemy!
