Biuro prasowe – czym się zajmuje i jak prowadzić w firmie?

Biuro prasowe - do czego służy i jak je skutecznie prowadzić w firmie?

Biuro prasowe to podstawowa komórka danej organizacji – firmy, instytucji publicznej czy organizacji rządowej – która odpowiada za kontakt z dziennikarzami i koordynację ich zapytań. Jak jest ono zorganizowane i czym się zajmuje? Dlaczego w pracy biura prasowego tak ważne jest posiadanie internetowej wizytówki, czyli wirtualnego biura prasowego? Jakie są korzyści z jego posiadania? O tym wszystkim dowiesz się z naszego tekstu.

Biuro prasowe – czym się zajmuje?

Biuro prasowe - czym się zajmuje?

To jednak nie wszystkie zadania – opiszemy je szerzej w dalszej części tekstu.

Prowadzenie biura prasowego – na czym polega?

Biuro prasowe zazwyczaj organizuje się na dwa sposoby: własnymi siłami organizacji lub za pomocą zewnętrznej firmy, możliwy jest także wariant łączony. Jakie są zalety tych trzech podejść? O tym krótko poniżej.

Jaka jest typowa struktura biura prasowego?

W organizacjach prowadzenie biura prasowego powierza się pracownikom ze specjalizacją zawodową i (lub) praktycznym doświadczeniem w public relations, a zwłaszcza w obszarze relacji medialnych. Na czele biura prasowego zazwyczaj stoi dyrektor, który często łączy swoje zadania z rolą rzecznika firmy.

Organizacja może także wydzielić prowadzenie biura prasowego na zewnątrz, powierzając je agencji doświadczonej w prowadzeniu relacji medialnych, takiej jak OBTK. Wówczas w organizacji wyznacza się jedną osobę, która jest głównym koordynatorem działań komunikacyjnych i która kontaktuje się z wyznaczonym pracownikiem po stronie agencji. To rozwiązanie jest wygodniejsze dla tych firm, które nie posiadają jeszcze dużego doświadczenia w relacjach medialnych i potrzebują eksperckiego wsparcia. Równocześnie, stosują je duże firmy, które prowadzą wiele projektów komunikacyjnych i ze względu na dużą ilość obowiązków wewnętrznego biura, część zadań powierzają zewnętrznym podmiotom.

Jakie działania realizuje biuro prasowe?

Jakie działania realizuje biuro prasowe?

Biuro prasowe tworzy materiały informacyjne dla dziennikarzy – w formie teczek prasowych, które są źródłem najważniejszych informacji o organizacji, a także w formie bieżących komunikatów czy odpowiedzi na pytania. Biuro prasowe dba o wizerunek pracowników organizacji jako ekspertów, rekomendując ich wypowiedzi dziennikarzom czy udostępniając napisane przez nich artykuły eksperckie.

Biuro prasowe tworzy bazy mediów i je na bieżąco aktualizuje. Organizuje też osobiste spotkania z dziennikarzami. Pracownicy biura prasowego odpowiadają za aktualizację stron www organizacji, a niekiedy także i mediów społecznościowych oraz realizację wielu innych zadań związanych z prowadzeniem komunikacji korporacyjnej czy brand PR. Wreszcie – zajmują się monitorowaniem mediów oraz udostępnianiem wyników monitoringu zainteresowanym pracownikom organizacji.

Jakie narzędzia wykorzystują biura prasowe?

W realizacji swoich zadań biura prasowe wykorzystują takie narzędzia relacji medialnych, jak notatka lub informacja prasowa, oświadczenia prasowe, komentarze eksperckie, artykuły eksperckie, odpowiedzi na zapytania dziennikarzy, spotkania z dziennikarzami – zarówno indywidualne (wywiady), jak też grupowe (briefingi, konferencje prasowe, wizyty studyjne, itd.). Pracownicy biur prasowych, zwłaszcza w dużych organizacjach, biegle posługują się nowoczesnymi technologiami, co ułatwia koordynowanie działań w zespole.

Wirtualne biuro prasowe

Jednym z narzędzi wykorzystywanych przez biuro prasowe jest wirtualne biuro prasowe – specjalna sekcja serwisu www organizacji, w której zamieszczane są aktualne informacje prasowe, press packi i materiały graficzne, a niekiedy także publikacje z kanałów społecznościowych danej firmy. Nie może tam zabraknąć też danych kontaktowych pracowników biura.

Wirtualne biuro prasowe

Wirtualne biuro prasowe pełni rolę internetowej wizytówki biura prasowego organizacji. Ponieważ jego strony są jednymi z częściej aktualizowanych stron serwisu, jest szansa, że w wyszukiwarce będą wyświetlać się wysoko w wynikach wyszukiwania. Tym samym, trafią na nie potencjalni klienci zainteresowani daną organizacją. I z tego samego względu, ważne jest zoptymalizowanie tej części serwisu pod wyszukiwarki internetowe.

Polecamy do czytania: Cele i funkcje Public Relations

Co publikować w wirtualnym biurze prasowym?

Co publikować w wirtualnym biurze prasowym?

Informacje prasowe

Pierwszym typem materiałów, które powinny być publikowane w wirtualnym biurze prasowym, są informacje prasowe (oraz ich krótszy wariant, czyli notatki prasowe). Powinny one być napisane nie tylko zgodnie z regułami tworzenia informacji prasowych, ale również także zgodnie z regułami SEO dla tekstów internetowych. Spowoduje to, że dany news z życia firmy będzie wyświetlał się wyżej w wynikach wyszukiwania. Informacje prasowe mają jednak bardzo oficjalny charakter i nadają się tylko do poruszania ważniejszych tematów z życia organizacji: informacji o nowych produktach i usługach, ważnych zmianach organizacyjnych, nowych pracownikach na znaczących stanowiskach, nagród i wyróżnień branżowych, dużych kampaniach reklamowych czy działaniach CSR.

Posty z mediów społecznościowych

Wirtualne biuro prasowe można także połączyć z oficjalnymi profilami firmy w mediach społecznościowych. Zaletą takiego rozwiązania jest to, że wszystkie informacje z oficjalnych kanałów komunikacji firmy znajdują się w jednym miejscu.

Można też łączyć formalne informacje prasowe publikowane na stronach biura z mniej formalnymi informacjami pochodzącymi z kanałów społecznościowych. To rozwiązanie sprawdza się zwłaszcza wtedy, gdy firma ma zaplanowaną odrębną strategię komunikacji i odrębne typy treści dla każdego kanału. Wówczas publikacje w biurze prasowym tworzą ciekawą mozaikę newsów z życia firmy.

Potrzebujesz pomocy z PR?

Zostaw kontakt i zamów bezpłatną konsultację PR z naszym doradcą.

Akceptuję politykę prywatności i wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez OBTK w celu przedstawienia oferty.

Teczka

Ważnym elementem biura prasowego jest teczka prasowa (ang. press pack lub press kit). To zestaw najważniejszych faktów dotyczących organizacji: jej produktów, usług, zatrudnienia, lokalizacji biur, danych potwierdzających skalę jej działalności i pozycję w branży. Zawiera również biogramy kluczowych osób z organizacji.

Materiały graficzne

W biurze prasowym publikuje się również najważniejsze materiały graficzne dotyczące organizacji – jej logo w różnych wersjach, księgę znaku, która precyzuje, w jaki sposób powinno i nie powinno się używać firmowego logo, zdjęcia najważniejszych osób w firmie, zdjęcia kluczowych produktów czy zdjęcia głównej siedziby. Mogą mieć one nawet większą rozdzielczość, tak, aby można je było pobierać bezpośrednio ze strony. W biurze prasowym można też umieścić materiały graficzne towarzyszące poszczególnym informacjom prasowym – jak infografiki, wizualizacje reklam w danej kampanii, itp.

Zalety wirtualnego biura prasowego

Dziennikarz piszący o organizacji czy klient poszukujący najważniejszych informacji o potencjalnym kontrahencie może je łatwo znaleźć i wybrać te, które są dla niego najbardziej interesujące lub potrzebne. Oszczędza to czas pracowników biura prasowego przeznaczony na odpowiadanie na zapytania mailowe. W przypadku często aktualizowanego biura jego ważną zaletą jest pozytywny wpływ na pozycjonowanie całego serwisu internetowego organizacji. Przyczynia się również do odbierania działań organizacji jako profesjonalnych i buduje zaufanie do niej.

Zalety wirtualnego biura prasowego

Kolejną zaletą posiadania wirtualnego biura prasowego jest możliwość prowadzenia zintegrowanych działań komunikacyjnych w wielu różnych kanałach i związane z tym oszczędności czasowe. Dzięki nowoczesnym technologiom wiele zadań można automatyzować. Można również przekazywać mediom informacje dodatkowe w formie plików audio czy wideo, których duży rozmiar utrudnia ich dystrybucję e-mailem.

Biuro prasowe pozwala wreszcie sprawować organizacji kontrolę nad udostępnianymi informacjami. To działa także w drugą stronę: dziennikarze i inni interesariusze czerpią najważniejsze informacje o organizacji bezpośrednio, z oficjalnego źródła. Do tego działającego 7 dni w tygodniu i 24 godziny na dobę! Bardziej zaawansowane biura prasowe, dostępne dla użytkowników po zalogowaniu, pozwalają też zarządzać odbiorcami treści – nadawać im uprawnienia czy sprawdzać, które treści okazały się najbardziej interesujące.

Podsumowanie

Zorganizowanie własnego biura prasowego oraz stworzenie jego wirtualnej wizytówki, pozwala uspójnić i uporządkować komunikację organizacji. Przyczynia się do lepszego odbioru organizacji w grupach docelowych, a także zwiększa zasięg komunikacji poprzez poprawienie pozycji serwisu organizacji w wynikach wyszukiwania. Każda organizacja, która kontaktuje się z mediami, powinna stworzyć takie biuro. Nie wiesz, od czego zacząć? Zapraszamy do kontaktu z On Board Think Kong.