Biuro prasowe to podstawowa komórka danej organizacji – firmy, instytucji publicznej czy organizacji rządowej – która odpowiada za kontakt z dziennikarzami i koordynację ich zapytań. Jak jest ono zorganizowane i czym się zajmuje? Dlaczego w pracy biura prasowego tak ważne jest posiadanie internetowej wizytówki, czyli wirtualnego biura prasowego? Jakie są korzyści z jego posiadania? O tym wszystkim dowiesz się z naszego tekstu.
Biuro prasowe – czym się zajmuje?
To jednak nie wszystkie zadania – opiszemy je szerzej w dalszej części tekstu.
Prowadzenie biura prasowego – na czym polega?
Biuro prasowe zazwyczaj organizuje się na dwa sposoby: własnymi siłami organizacji lub za pomocą zewnętrznej firmy, możliwy jest także wariant łączony. Jakie są zalety tych trzech podejść? O tym krótko poniżej.
Jaka jest typowa struktura biura prasowego?
W organizacjach prowadzenie biura prasowego powierza się pracownikom ze specjalizacją zawodową i (lub) praktycznym doświadczeniem w public relations, a zwłaszcza w obszarze relacji medialnych. Na czele biura prasowego zazwyczaj stoi dyrektor, który często łączy swoje zadania z rolą rzecznika firmy.
Organizacja może także wydzielić prowadzenie biura prasowego na zewnątrz, powierzając je agencji doświadczonej w prowadzeniu relacji medialnych, takiej jak OBTK. Wówczas w organizacji wyznacza się jedną osobę, która jest głównym koordynatorem działań komunikacyjnych i która kontaktuje się z wyznaczonym pracownikiem po stronie agencji. To rozwiązanie jest wygodniejsze dla tych firm, które nie posiadają jeszcze dużego doświadczenia w relacjach medialnych i potrzebują eksperckiego wsparcia. Równocześnie, stosują je duże firmy, które prowadzą wiele projektów komunikacyjnych i ze względu na dużą ilość obowiązków wewnętrznego biura, część zadań powierzają zewnętrznym podmiotom.
Jakie działania realizuje biuro prasowe?
Biuro prasowe tworzy materiały informacyjne dla dziennikarzy – w formie teczek prasowych, które są źródłem najważniejszych informacji o organizacji, a także w formie bieżących komunikatów czy odpowiedzi na pytania. Biuro prasowe dba o wizerunek pracowników organizacji jako ekspertów, rekomendując ich wypowiedzi dziennikarzom czy udostępniając napisane przez nich artykuły eksperckie.
Biuro prasowe tworzy bazy mediów i je na bieżąco aktualizuje. Organizuje też osobiste spotkania z dziennikarzami. Pracownicy biura prasowego odpowiadają za aktualizację stron www organizacji, a niekiedy także i mediów społecznościowych oraz realizację wielu innych zadań związanych z prowadzeniem komunikacji korporacyjnej czy brand PR. Wreszcie – zajmują się monitorowaniem mediów oraz udostępnianiem wyników monitoringu zainteresowanym pracownikom organizacji.
Czytaj więcej: Monitoring mediów – do czego służy i dlaczego Twoja firma powinna z niego skorzystać?
Jakie narzędzia wykorzystują biura prasowe?
W realizacji swoich zadań biura prasowe wykorzystują takie narzędzia relacji medialnych, jak notatka lub informacja prasowa, oświadczenia prasowe, komentarze eksperckie, artykuły eksperckie, odpowiedzi na zapytania dziennikarzy, spotkania z dziennikarzami – zarówno indywidualne (wywiady), jak też grupowe (briefingi, konferencje prasowe, wizyty studyjne, itd.). Pracownicy biur prasowych, zwłaszcza w dużych organizacjach, biegle posługują się nowoczesnymi technologiami, co ułatwia koordynowanie działań w zespole.
Wirtualne biuro prasowe
Jednym z narzędzi wykorzystywanych przez biuro prasowe jest wirtualne biuro prasowe – specjalna sekcja serwisu www organizacji, w której zamieszczane są aktualne informacje prasowe, press packi i materiały graficzne, a niekiedy także publikacje z kanałów społecznościowych danej firmy. Nie może tam zabraknąć też danych kontaktowych pracowników biura.
Wirtualne biuro prasowe pełni rolę internetowej wizytówki biura prasowego organizacji. Ponieważ jego strony są jednymi z częściej aktualizowanych stron serwisu, jest szansa, że w wyszukiwarce będą wyświetlać się wysoko w wynikach wyszukiwania. Tym samym, trafią na nie potencjalni klienci zainteresowani daną organizacją. I z tego samego względu, ważne jest zoptymalizowanie tej części serwisu pod wyszukiwarki internetowe.
Polecamy do czytania: Cele i funkcje Public Relations
Co publikować w wirtualnym biurze prasowym?
Informacje prasowe
Pierwszym typem materiałów, które powinny być publikowane w wirtualnym biurze prasowym, są informacje prasowe (oraz ich krótszy wariant, czyli notatki prasowe). Powinny one być napisane nie tylko zgodnie z regułami tworzenia informacji prasowych, ale również także zgodnie z regułami SEO dla tekstów internetowych. Spowoduje to, że dany news z życia firmy będzie wyświetlał się wyżej w wynikach wyszukiwania. Informacje prasowe mają jednak bardzo oficjalny charakter i nadają się tylko do poruszania ważniejszych tematów z życia organizacji: informacji o nowych produktach i usługach, ważnych zmianach organizacyjnych, nowych pracownikach na znaczących stanowiskach, nagród i wyróżnień branżowych, dużych kampaniach reklamowych czy działaniach CSR.
Posty z mediów społecznościowych
Wirtualne biuro prasowe można także połączyć z oficjalnymi profilami firmy w mediach społecznościowych. Zaletą takiego rozwiązania jest to, że wszystkie informacje z oficjalnych kanałów komunikacji firmy znajdują się w jednym miejscu.
Można też łączyć formalne informacje prasowe publikowane na stronach biura z mniej formalnymi informacjami pochodzącymi z kanałów społecznościowych. To rozwiązanie sprawdza się zwłaszcza wtedy, gdy firma ma zaplanowaną odrębną strategię komunikacji i odrębne typy treści dla każdego kanału. Wówczas publikacje w biurze prasowym tworzą ciekawą mozaikę newsów z życia firmy.
Szukasz agencji PR?
Zostaw kontakt i zamów bezpłatną konsultację PR z naszym doradcą.
Teczka
Ważnym elementem biura prasowego jest teczka prasowa (ang. press pack lub press kit). To zestaw najważniejszych faktów dotyczących organizacji: jej produktów, usług, zatrudnienia, lokalizacji biur, danych potwierdzających skalę jej działalności i pozycję w branży. Zawiera również biogramy kluczowych osób z organizacji.
Materiały graficzne
W biurze prasowym publikuje się również najważniejsze materiały graficzne dotyczące organizacji – jej logo w różnych wersjach, księgę znaku, która precyzuje, w jaki sposób powinno i nie powinno się używać firmowego logo, zdjęcia najważniejszych osób w firmie, zdjęcia kluczowych produktów czy zdjęcia głównej siedziby. Mogą mieć one nawet większą rozdzielczość, tak, aby można je było pobierać bezpośrednio ze strony. W biurze prasowym można też umieścić materiały graficzne towarzyszące poszczególnym informacjom prasowym – jak infografiki, wizualizacje reklam w danej kampanii, itp.
Polecamy do czytania: Jak stworzyć logo firmy? 10 wskazówek, które pomogą Twojej marce wyróżnić się na rynku!
Zalety wirtualnego biura prasowego
Dziennikarz piszący o organizacji czy klient poszukujący najważniejszych informacji o potencjalnym kontrahencie może je łatwo znaleźć i wybrać te, które są dla niego najbardziej interesujące lub potrzebne. Oszczędza to czas pracowników biura prasowego przeznaczony na odpowiadanie na zapytania mailowe. W przypadku często aktualizowanego biura jego ważną zaletą jest pozytywny wpływ na pozycjonowanie całego serwisu internetowego organizacji. Przyczynia się również do odbierania działań organizacji jako profesjonalnych i buduje zaufanie do niej.
Kolejną zaletą posiadania wirtualnego biura prasowego jest możliwość prowadzenia zintegrowanych działań komunikacyjnych w wielu różnych kanałach i związane z tym oszczędności czasowe. Dzięki nowoczesnym technologiom wiele zadań można automatyzować. Można również przekazywać mediom informacje dodatkowe w formie plików audio czy wideo, których duży rozmiar utrudnia ich dystrybucję e-mailem.
Biuro prasowe pozwala wreszcie sprawować organizacji kontrolę nad udostępnianymi informacjami. To działa także w drugą stronę: dziennikarze i inni interesariusze czerpią najważniejsze informacje o organizacji bezpośrednio, z oficjalnego źródła. Do tego działającego 7 dni w tygodniu i 24 godziny na dobę! Bardziej zaawansowane biura prasowe, dostępne dla użytkowników po zalogowaniu, pozwalają też zarządzać odbiorcami treści – nadawać im uprawnienia czy sprawdzać, które treści okazały się najbardziej interesujące.
Podsumowanie
Zorganizowanie własnego biura prasowego oraz stworzenie jego wirtualnej wizytówki, pozwala uspójnić i uporządkować komunikację organizacji. Przyczynia się do lepszego odbioru organizacji w grupach docelowych, a także zwiększa zasięg komunikacji poprzez poprawienie pozycji serwisu organizacji w wynikach wyszukiwania. Każda organizacja, która kontaktuje się z mediami, powinna stworzyć takie biuro. Nie wiesz, od czego zacząć? Zapraszamy do kontaktu z On Board Think Kong.
